Theo số liệu của Tổng cục Thống kê, năm 2019 cả nước có 138.100 doanh nghiệp đăng ký thành lập mới với tổng số vốn hơn 1,73 triệu tỷ đồng, vì thế việc tìm được diện tích để thiết lập văn phòng trong thời buổi bão giá hiện nay là cực kỳ khó khăn. Hòa chung xu thế đó dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ra đời như là một giải pháp hữu hiệu để giúp các doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu này, đặc biệt là những doanh nghiệp khởi nghiệp, doanh nghiệp nhỏ và vừa, có nguồn vốn nhỏ hoặc chưa ổn định.

Vậy văn phòng ảo là gì?

Theo đơn vị Văn phòng ảo Office168, văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,…

Văn phòng ảo giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như hơn 96% chi phí để tìm kiếm mặt bằng, thiết lập văn phòng, chi phí duy trì và các chi phí hoạt động khác. Đáp ứng ngay được nhu cầu cấp thiết cho giai đoạn khó khăn ban đầu.

=>> Khám phá kênh Pinterest Office168 để nắm rõ hơn các thông tin về các loại hình văn phòng thông minh.

Văn phòng ảo mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực

Những rủi ro khi chọn thuê dịch vụ văn phòng ảo thiếu uy tín

1. Đội ngũ lễ tân thiếu chuyên nghiệp

Khi sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo, tức là bạn không cần phải làm việc tại văn phòng của công ty cung cấp dịch vụ, mà bạn có thể làm việc ở bất kì nơi đâu và khi nào bạn muốn. Bạn chỉ tới văn phòng mỗi khi cần tiếp khách hàng, gặp gỡ đối tác và sẽ được đội ngũ lễ tân của công ty văn phòng ảo hỗ trợ trong khâu đó. Hình ảnh của doanh nghiệp bạn lúc này sẽ được thể hiện có chuyên nghiệp, có ấn tượng trong mắt của khách hàng, đối tác hay không. Nếu doanh nghiệp của bạn vừa mới thành lập thì việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng sẽ là yếu tố cần quan tâm hàng đầu.

Xem thêm: Lý do nên chọn văn phòng ảo???

Vậy nên, thật không tốt chút nào nếu như công ty cung cấp dịch vụ thuê văn phòng ảo còn non nớt kinh nghiệm thì nhân viên lễ tân của họ sẽ chưa có nghiệp vụ vững, còn thiếu sót trong công việc. Điều đó sẽ khiến cho hình ảnh của bạn sẽ suy giảm và tạo sự không hài lòng với khách hàng. Tuy nhiên Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo Office168 sẽ là một gợi ý không tệ cho doanh nghiệp bạn đâu nhé. Hãy thử trải nghiệm.

Dịch vụ lễ tân tại văn phòng ảo tốt sẽ góp phần tăng tính chuyên nghiệp cho công ty

2. Khả năng cung cấp dịch vụ thấp

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo không những là việc cung cấp cho bạn một địa chỉ kinh doanh đẹp để đăng ký giấy phép kinh doanh, văn phòng giao dịch mà còn cung cấp cho bạn những không gian khác như phòng tiếp khách, phòng họp, khu vực sảnh chờ…. Và nhiều tiện ích khác nữa.

Xem thêm: Các tiện ích sang trọng tại văn phòng ảo là gì?

Theo như Office168 chia sẻ thì việc lựa chọn dịch vụ cho thuê văn phòng ảo uy tín, vị trí thuận lợi như Quận 1, Quận 5 sẽ góp phần nâng tầm doanh nghiệp của bạn trong mắt khách hàng. Và bạn biết đó, ở mỗi tòa nhà, công ty văn phòng ảo có thể cho nhiều doanh nghiệp thuê địa chỉ kinh doanh và nhu cầu về những không gian kể trên là rất lớn. Nếu gặp phải trường hợp có nhiều khách hàng cùng có nhu cầu sử dụng phòng khách lúc đó, nhưng khả năng đáp ứng lại không đủ thì rất dễ gây cảm giác khó chịu cho bạn cũng như khách hàng của bạn.

Chính vì vậy, cần lựa chọn công ty cung cấp có thể cung cấp dịch vụ tốt để công việc của bạn không bị gián đoạn.

3. Vấn đề về pháp lý của văn phòng ảo

Văn phòng ảo liệu có “ảo”? Tuy sự xuất hiện của loại hình văn phòng “ảo” này đã khá lâu, nhưng vẫn có không ít doanh nghiệp gia nhập ngành chỉ trong vòng 2 năm trở lại đây.

Trong thực tế, pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai báo địa chỉ trụ sở kinh doanh và các giấy tờ hợp lệ.

Nhưng với những công ty văn phòng ảo mới thành lập, chưa có kinh nghiệm để giải quyết những thủ tục thành lập doanh nghiệp, đăng ký giấy phép kinh doanh, từ đó sự tư vấn cho khách hàng còn thiếu sót làm cho khách hàng phải tốn thời gian và thủ tục rắc rối để cho ra được giấy phép kinh doanh. Office168 khuyên bạn nên lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thật sự uy tín để tránh những rủi ro không đáng có.

Văn phòng ảo hoàn toàn hợp lệ về tính pháp lý

4. Những điều kiện trong hợp đồng rõ ràng

Với những công ty văn phòng ảo không uy tín, trong hợp đồng cho thuê văn phòng thường có những mánh khóe, những điều khoản không rõ ràng, cụ thể. Cho tới khi xuất hiện sự cố trong quá trình sử dụng dịch vụ thì bạn gặp khó khăn khi giải quyết những vấn đề đó, do không được quy định trong hợp đồng. Đôi khi, bạn còn là người chịu thiệt thòi do không tìm hiểu rõ về hợp đồng và các điều khoản.

Vì vậy, lựa chọn những công ty uy tín sẽ giúp cho bạn yên tâm hơn trong quá trình kinh doanh của mình, tránh được những rủi ro không mong muốn.

5. Rò rỉ thông tin

Sử dụng văn phòng ảo thì trong đó có tiện ích như nhận thư từ/ bưu phẩm từ đối tác, khách hàng hoặc điện thoại viên tiếp nhận điện thoại, trả lời trong phạm vi cho phép…

Nếu như bạn không sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại những thương hiệu uy tín, lâu năm thì việc bạn bị rò rỉ về thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp hay thông tin về các khách hàng và đối tác hoàn toàn có thể xảy ra. Đây là một điều cực kỳ tối kỵ trong kinh doanh.

6. Giá cả so với chất lượng dịch vụ không cân xứng

Để đánh giá được chi phí bỏ ra so với dịch vụ có tương xứng hay không có thể xét tới các yếu tố như: không gian làm việc, nhân viên lễ tân, chăm sóc khách hàng, trang thiết bị máy móc và quan trọng nhất trong các yếu tố đó là địa chỉ kinh doanh. Địa chỉ để đăng ký giấy phép kinh doanh thông thường phải đẹp, dễ nhớ, nằm ở những vị trí thuận tiện, dễ di chuyển tới các khu vực khác và gần các khu trung tâm thương mại, ngân hàng để việc giao dịch, gặp gỡ khách hàng dễ dàng. Nếu lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ không uy tín, thì với số tiền bạn bỏ ra sẽ không hề xứng đáng với chất lượng dịch vụ mà bạn nhận được nên hãy cân nhắc nhé.

Với mức giá chỉ từ khoảng 290.000đ/ tháng, bạn đã có thể tận hưởng được rất nhiều tiện ích từ dịch vụ văn phòng ảo Office168 mang lại. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo mức chi phí này cho mặt bằng ở Quận 1 và Quận 5 do Office168 cung cấp.

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tốt giúp doanh nghiệp có sự cân xứng giữa chi phí và giá trị nhận lại

7. Các dịch vụ khác đi kèm

Đa phần với các công ty văn phòng ảo còn nhỏ lẻ, chưa xây dựng được hình ảnh thương hiệu tốt thì họ vẫn có thể cung cấp đầy đủ các dịch vụ hỗ trợ đi kèm như: Thành lập doanh nghiệp trọn gói, cho thuê phòng họp, dịch vụ kế toán,…

Nhưng bạn có chắc chắn là những dịch vụ này có chất lượng tốt không, giá cả có cạnh tranh so với các công ty khác không. Nếu thuê văn phòng ảo của một đơn vị nào đó có những dịch vụ cần thiết như vậy không đáp ứng được cho nhu cầu của bạn, mà phải thuê ngoài thì hậu quả là sẽ làm cho doanh nghiệp bạn bị trì trệ trong nhiều khâu.

Thuê văn phòng ảo cũng như là việc lựa chọn người bạn đồng hành cho bước đầu khởi nghiệp. Việc thành công của doanh nghiệp cũng sẽ phụ thuộc khá nhiều vào công ty cung cấp văn phòng ảo bởi những tiện ích bạn nhận được sẽ hỗ trợ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp rất nhiều. Nhưng nếu chọn phải nơi cung cấp dịch vụ cho thuê không uy tín sẽ mang lại cho bạn nhiều rắc rối, từ các thủ tục pháp lý, cho tới việc gây dựng hình ảnh công ty và ổn định quá trình kinh doanh.